Privacyverklaring zo gaan wij met jouw gegevens om

1.Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Uitgeverij Arcadia B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen doeleinden verwerkt.

Wanneer wij in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken en daarbij uitsluitend handelen volgens de instructies van die klant, kunnen wij voor die specifieke verwerking optreden als verwerker. Indien dat nodig is, maken wij daarover afzonderlijke afspraken in een verwerkersovereenkomst.

2.Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw contact met Arcadia kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats en andere contactgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, functie, KvK- en btw-gegevens;
• factuur-, betaal- en transactiegegevens;
• correspondentie, afspraken en informatie die je zelf aan ons verstrekt;
• gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een uitgeef-, productie-, redactie-, marketing- of andere opdracht;
• manuscripten, beeldmateriaal, audio, video, biografische informatie en andere aangeleverde content, voor zover daarin persoonsgegevens voorkomen;
• gegevens over nieuwsbriefinschrijvingen en communicatievoorkeuren;
• technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser- of apparaatgegevens en cookiegegevens, voor zover deze via onze website of gebruikte diensten worden verwerkt;
• gegevens van zakelijke prospects en contactpersonen die nodig zijn voor B2B-communicatie en leadgeneratie.

Wij vragen niet bewust meer persoonsgegevens dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken.

3.Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• vragen, aanvragen en berichten te beantwoorden;
• offertes op te stellen en overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren;
• auteurs, klanten en samenwerkingspartners te begeleiden;
• boeken en andere publicaties te redigeren, vorm te geven, produceren, distribueren en promoten;
• marketing-, socialmedia-, PR-, branding-, advertentie- en leadgeneratiewerkzaamheden uit te voeren;
• bestellingen, betalingen, administratie en facturatie af te handelen;
• onze website en dienstverlening veilig, bruikbaar en betrouwbaar te houden;
• nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie te sturen wanneer dit is toegestaan;
• te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• onze rechten en belangen te beschermen en geschillen te behandelen.

4.Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen vóór het sluiten daarvan;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld normale bedrijfsadministratie, beveiliging, zakelijke relatiebeheer of passende B2B-communicatie, waarbij wij steeds de belangen en privacy van betrokkenen afwegen;
• toestemming, wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten of cookies.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

5.Nieuwsbrieven en marketing

Als je je aanmeldt voor een nieuwsbrief of andere communicatie waarvoor toestemming nodig is, gebruiken wij je gegevens voor dat doel. Je kunt je altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen.

Voor zakelijke communicatie kunnen wij in bepaalde gevallen contact opnemen op basis van een gerechtvaardigd belang, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing.

6.Marketing en leadgeneratie in opdracht van klanten

Arcadia kan voor klanten marketing-, socialmedia-, e-mail- en B2B-leadgeneratiewerkzaamheden uitvoeren. Daarbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen of prospects worden verwerkt.

Welke partij voor zo'n verwerking verwerkingsverantwoordelijke is, hangt af van de concrete opdracht en van wie het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Waar nodig leggen Arcadia en de klant hun privacyrollen en verantwoordelijkheden afzonderlijk vast.

Wij gebruiken persoonsgegevens voor leadgeneratie niet onbeperkt en verwerken alleen gegevens die voor het afgesproken zakelijke doel passend en noodzakelijk zijn.

7.Manuscripten, auteurs en publicaties

Bij uitgeefwerkzaamheden ontvangen wij soms persoonsgegevens in manuscripten, foto's, interviews, audio, video of andere aangeleverde materialen. De auteur of opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van materiaal dat hij of zij aan Arcadia verstrekt, voor zover dit binnen zijn of haar verantwoordelijkheid valt.

Arcadia verwerkt deze materialen voor de overeengekomen uitgeef- en productiewerkzaamheden en gaat er zorgvuldig en vertrouwelijk mee om, tenzij publicatie of verdere verspreiding juist onderdeel van de opdracht is.

8.Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering of voor de uitvoering van een opdracht, bijvoorbeeld:

• vormgevers, redacteuren, correctoren, vertalers, fotografen en andere makers;
• drukkers, distributeurs, fulfilment- en verzendpartijen;
• IT-, hosting-, cloud-, e-mail-, nieuwsbrief- en websiteleveranciers;
• boekhouders, administratieve dienstverleners en betaalproviders;
• marketing-, advertentie-, socialmedia- en analyseplatforms;
• juridische of andere professionele adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen niet méér gegevens dan redelijkerwijs nodig is. Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging.

9.Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of online platforms kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land zonder passend beschermingsniveau, zorgen wij waar nodig voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, tenzij een andere wettelijke doorgiftemogelijkheid geldt.

10.Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere bewaartermijn vereist.

De concrete bewaartermijn verschilt per soort gegevens. Financiële en fiscale administratie bewaren wij gedurende de wettelijk vereiste termijn. Project- en contractgegevens bewaren wij zolang dat redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering, administratie, bewijsvoering en eventuele aanspraken. Gegevens die uitsluitend op toestemming worden verwerkt, verwijderen wij wanneer de toestemming wordt ingetrokken, tenzij een andere wettelijke grondslag verdere bewaring toestaat.

11.Cookies en websitegegevens

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en, indien van toepassing, marketing- of trackingcookies.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die toestemming voordat deze cookies worden geplaatst of uitgelezen. Je moet toestemming kunnen weigeren en later weer kunnen intrekken. Functionele cookies en bepaalde beperkt privacygevoelige analytische cookies kunnen, voor zover wettelijk toegestaan, zonder toestemming worden gebruikt.

Welke cookies en externe diensten op de website daadwerkelijk worden gebruikt, hoort te worden beschreven in de cookie-instellingen of een afzonderlijke cookieverklaring. Deze informatie moet aansluiten op de feitelijke inrichting van de website.

12.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of ongeoorloofde verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de daarbij behorende risico's.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Als zich een beveiligingsincident of datalek voordoet, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

13.Jouw privacyrechten

Afhankelijk van jouw situatie heb je onder de AVG onder meer het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• in bepaalde gevallen je gegevens over te dragen;
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop berust;
• niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met de in de AVG bedoelde rechtsgevolgen, voor zover van toepassing.

Je kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dit nodig is om je identiteit op passende wijze te verifiëren.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14.Gegevens van minderjarigen

Onze diensten zijn niet specifiek gericht op het zelfstandig verzamelen van persoonsgegevens van jonge kinderen. Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken in het kader van een publicatie, overeenkomst, evenement, website of marketingactiviteit, houden wij rekening met de extra bescherming die de wet aan minderjarigen geeft en vragen wij waar nodig toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

15.Geautomatiseerde besluitvorming

Arcadia neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Als dit in de toekomst verandert, informeren wij betrokkenen daarover overeenkomstig de wet.

16.Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat passend of wettelijk vereist is.

17.Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je gebruikmaken van je privacyrechten of heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met: